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8 Schritte im Ablauf einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist kein Selbstläufer. Gut geplant und fachgerecht durchgeführt erreicht sie ihre Ziele.

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung hängt von vielen Akteuren ab

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein anspruchsvolles Projekt, dessen Umsetzung viele Akteure involviert. Unternehmensleitung, Personalleitung und in der Regel auch die Mitarbeitervertretung arbeiten Hand in Hand zusammen, um die Mitarbeiterbefragung erfolgreich zu gestalten. IPF Wenzel begleitet Ihre Mitarbeiterbefragung von der Definition der Ziele bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse und deren Umsetzung.

Ablauf einer Mitarbeiterbefragung im Überblick

1. Zieldefinition

Meist sind es übergeordnete Unternehmensziele, die den Anlass für eine Mitarbeiterbefragung liefern. Ziele wie zum Beispiel die Reduktion des Krankenstandes oder die Verbesserung der Produktivität. Ziel kann es auch sein, die Arbeitgebermarke zu stärken (Employer Branding), um eine bessere Ausgangsposition auf dem Personalmarkt zu haben. Oder schlicht und einfach die Frage nach dem Status Quo der Stimmung unter den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern.

Unabhängig davon, welche Ziele verfolgt werden, ist es sehr wichtig, zu Beginn des Projektes „Mitarbeiterbefragung“ diese Ziele klar zu formulieren. Das ist nicht nur aus inhaltlichen Gründen wichtig (Welche Fragen sollen gestellt werden?). Es fördert vor allem die Transparenz gegenüber allen Beteiligten. Transparenz der Ziele ist erfahrungsgemäß einer der wichtigsten Aspekte, die über den Erfolg der Mitarbeiterbefragung entscheiden. Denn ohne die Mitarbeit der Mitarbeiter, die häufig durch Arbeitnehmervertretungen repräsentiert werden, kann die Befragung nicht gelingen.

Es hat sich bewährt, zu Beginn einer Mitarbeiterbefragung einen Kick-Off-Workshop mit allen Beteiligten durchzuführen. Dieser Workshop klärt die Ziele und die wesentlichen Inhalte. Außerdem werden in der Regel bereits in diesem Workshop kritische Punkte angesprochen, wie zum Beispiel der Umgang mit den Daten, die Detailtiefe der Ergebnisse, deren Empfängerkreis und das Thema Anonymität. Ziel des Workshops ist es, alle Beteiligten ins Boot zu holen und von der Sinnhaftigkeit der anstehenden Mitarbeiterbefragung zu überzeugen. Wenn alle an einem Strang ziehen, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Mitarbeiterbefragung erfüllt.

2. Fragebogenentwicklung und Abstimmung

Bereits im Kick-Off-Workshop werden die Inhalte der Befragung diskutiert. Die konkrete Ausformulierung der Fragen übernimmt IPF Wenzel. Hier bringen wir unsere methodische Expertise und unsere vielfältige Erfahrung mit ähnlich gelagerten Projekten ein. Sollte es bereits früher Mitarbeiterbefragungen im Unternehmen gegeben haben, ist zu prüfen, ob bestimmte Fragen übernommen werden können, um die Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu gewährleisten.

Der Fragebogenvorschlag wird den Beteiligten zur Abstimmung vorgelegt. Manchmal sind hier mehrere Korrekturschleifen notwendig. Das Unternehmen sollte also ein entsprechendes Zeitfenster einplanen. Hilfreich ist es auch, an einem weiteren persönlichen Termin vor Ort alle Beteiligten noch einmal an einen Tisch zu holen, den Fragebogen gemeinsam durchzugehen und final zu verabschieden.

3. Vorabkommunikation und Begleitkommunikation

Neben der generellen Transparenz ist eine adäquaten Begleitkommunikation ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor. Es geht hier darum, Vertrauen zu gewinnen („Bleiben meine Angaben anonym? Was haben meine Angaben für Konsequenzen?“) und den Mehrwert der Befragung herauszustellen. Zum Mehrwert gehört auch die offene Kommunikation der Ergebnisse. Diese sollte schon vorab angekündigt und – sofern eine Arbeitnehmervertretung wie der Betriebs- oder Personalrat involviert ist – vereinbart werden.

Die Mitarbeiter wollen wissen, was mit Ihren Angaben geschieht, was die Ziele der Mitarbeiterbefragung sind, wie der Ergebnisse kommuniziert werden und welche Maßnahmen die Unternehmensleitung in Reaktion auf die Ergebnisse vorhat.

Während der Erhebungsphase sollten Erinnerungen zur Teilnahme an der Befragung kommuniziert werden. Dabei kann gegebenenfalls auch ein Zwischenstand kommuniziert werden (z.B. „Jeder zweite Mitarbeiter hat schon teilgenommen.“).

Für die Kommunikation eignen sich Mailings, das Intranet (sofern vorhanden), die Hauspost, mündliche Ansagen durch die Abteilungsleitungen, aber zum Beispiel auch Poster und Plakate.

4. Datenerhebung / Feldphase

Die Mitarbeiter erhalten den Fragebogen online per E-Mail oder in Papierform. Zusammen mit dem Fragebogen sollte den Mitarbeitern auch das Zeitfenster mitgeteilt werden, innerhalb dessen Sie an der Befragung teilnehmen sollen. Das Zeitfenster sollte nicht zu groß sein, um die Teilnahme nicht unnötig auf die lange Bank schieben zu können (und letztendlich zu vergessen). Es darf aber auch nicht zu knapp sein, damit auch Mitarbeiter teilnehmen können, die sich zu Beginn noch im Urlaub befinden. Üblich sind Zeiträume von 2 Wochen (online) bis zu 4 oder sogar 6 Wochen (Paper&Pencil). Etwa nach der Hälfte des Zeitfensters sollte an die Teilnahme an der Befragung erinnert werden.

5. Auswertung

Die Datenerfassung und Auswertung übernimmt IPF Wenzel. Neben den deskriptiven Analysen führen wir je nach Fragestellung auch komplexere, multivariate Analysen durch.

Generell ist bei der Auswertung zu beachten, dass die Detailtiefe der Ergebnisse nicht dazu führt, dass bestimmte Antworten ganz konkret einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden können. Üblich ist es daher, nur Abteilungen gesondert auszuweisen, in denen mindestens 8 Mitarbeiter an der Befragung teilgenommen haben. Abteilungen mit geringerer Teilnehmerzahl werden auf der nächst höheren Hierarchieebene zusammengefasst.

6. Berichtslegung, Ergebnispräsentation und Ergebniskommunikation

Die Berichtslegung erfolgt in der Regel zweistufig. Zunächst wird ein zusammenfassender Bericht erstellt, der die zentralen Ergebnisse enthält. Dieser wird dewr Unternehmensleitung und dem Projektteam vorgestellt. Im zweiten Schritt werden in der Regel Einzelberichte auf Abteilungsebene angefertigt. Diese können den Führungskräften der Abteilungen zugestellt, welche die Ergebnisse dann an ihre Mitarbeiter kommunizieren. Manchmal ist es jedoch auch sinnvoll, die Präsentation auf Abteilungsebene durch Verantwortliche der Personalabteilung oder durch IPF Wenzel vornehmen zu lassen. Dadurch wird die Neutralität der Datenauswertung und der Ergebnisdarstellung unterstrichen, was die Glaubwürdigkeit deutlich erhöht.

Unabhängig davon, ob die Ergebnisse auch auf Abteilungsebene im Detail vorgestellt werden, sollte die Unternehmensleitung die Kernergebnisse auch zentral an alle Mitarbeiter kommunizieren. Auch hier sind alle Kanäle der internen Unternehmenskommunikation denkbar, sei es die Hauspost oder das Intranet. Manche Unternehmen kommunizieren die Ergebnisse auch in Form kleiner Broschüren, die extra für diesen Zweck angefertigt werden. Wichtig ist, dass nicht nur die Ergebnisse dargestellt werden, sondern dass seitens des Unternehmens auch klar ausgedrückt wird, was nun die nächsten Schritte sein werden. Jede Mitarbeiterbefragung erzeugt in irgendeiner Form Handlungsbedarf. Dieser sollte vom Unternehmen klar benannt werden.

7. Umsetzung des identifizierten Handlungsbedarfes

Selbstverständlich muss sich die Unternehmensleitung im Nachgang daran messen lassen, ob und in welcher Form der identifizierte Handlungsbedarf auch in die Tag umgesetzt wurde. Eine Mitarbeiterbefragung zieht also in der Regel auch ein Versprechen der Unternehmensleitung nach sich, erkannte Schwächen abzustellen und die Situation für die Mitarbeiter zu verbessern.

8. Wiederholung der Messung

Nach einem gewissen Zeitraum bietet es sich an, die Mitarbeiterbefragung zu wiederholen. Dieser Zeitraum beträgt bei generellen Mitarbeiterbefragungen, die das Stimmungsbild erfassen, häufig zwei Jahre. Bei Führungskräftefeedbacks ist eine häufigere Wiederholung einmal im Jahr sinnvoll.