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Erhebungsformen bei Mitarbeiterbefragungen

Ob online, schriftlich oder hybrid – es gibt immer einen Weg, alle Mitarbeiter zu befragen.

Es müssen verschiedene Wege genutzt werden, um alle Mitarbeiter zu erreichen

Mitarbeiterbefragungen sind in der Regel Vollerhebungen, keine Stichproben. Das bedeutet, alle betroffenen Mitarbeiter werden zur Befragung eingeladen und sollen daran teilnehmen. Unterschiedliche Erhebungsformen bei Mitarbeiterbefragungen stellen sicher, dass der Zugang zur Befragung für jeden Mitarbeiter möglich ist.

In Zeiten der Digitalisierung des Alltags werden Mitarbeiterbefragungen meistens online durchgeführt. Es gibt aber auch Situationen, in denen die klassischen Papierfragebögen zum Einsatz kommen. Gängig ist es ebenfalls, einen hybriden Erhebungsansatz zu wählen, also einen Teil der Belegschaft online zu befragen, den anderen Teil mit Papierfragebögen. In bestimmten Anwendungsfällen ist darüber hinaus das persönliche Einzelinterview oder eine leitfadengestützte Gruppendiskussion sinnvoll.

Unabhängig davon, welche Befragungsform gewählt wird, gibt es ein zentrales Kriterium, das über die Akzeptanz der Befragung, die Teilnahmequote und damit die Aussagekraft der Ergebnisse entscheidet: Vertrauen in die Vertraulichkeit der Angaben. Eine Befragung, bei der die Mitarbeiter das Gefühl haben, sie könnten ganz persönlich für ihre Angaben zur Rechenschaft gezogen werden, ist zum Scheitern verurteilt. Deshalb ist es zentral, die Anonymität der Teilnahme nicht nur zu gewährleisten, sondern auch aktiv zu kommunizieren und durch technische Maßnahmen zu unterstreichen.

Mitarbeiterbefragung als Online-Befragung

Online Mitarbeiterbefragung

Online Mitarbeiterbefragung

Online-Befragungen haben gegenüber allen anderen Erhebungsformen einige zentrale Vorteile:

  • Kein aufwendiger Druck von Papierfragebögen und keine zusätzliche potenzielle Fehlerquelle bei der Erfassung der Daten.
  • Filterführung in Abhängigkeit der Antworten möglich. Außerdem die Möglichkeit, Fragebatterien zu rotieren oder zu randomisieren, um Reihenfolgeeffekte zu vermeiden.
  • Schnelle Durchführbarkeit und zeitnahe Feldkontrolle, da die Daten unmittelbar vorliegen.
  • Einfache Möglichkeit, Erinnerungen an die Befragung zu versenden (Reminder), um die Teilnahmequote zu steigern.
  • Convenience für die befragten Mitarbeiter, die den Fragebogen bequem am Arbeitsplatz ausfüllen können. Darüber hinaus ist es prinzipiell auch möglich, die einmal begonnene Befragung zu unterbrechen und zu einem sptäeren Zeitpunkt fortzusetzen.
  • Möglichkeit des serverbasierten und mit individuellen Zugriffsrechten versehenen Online-Reportings.

Um eine Online-Mitarbeiterbefragung durchzuführen, muss der entwickelte Fragebogen programmiert werden. Gängig sind serverbasierte Befragungstools, die in Bezug auf Flexibilität und Datensicherheit keine Wünsche offen lassen. Die Einladung zur Teilnahme erfolgt per E-Mail. In der E-Mail befindet sich ein Link auf den Befragungsserver. Die Befragung läuft im Internet-Browser des Befragten ab.

Der Einladungslink kann bereits persönliche Daten enthalten (personalisierte Einladung). Dadurch ist unmittelbar nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter schon an der Befragung teilgenommen hat. Von dieser Vorgehensweise ist allerdings aus Gründen der Vertraulichkeit abzuraten. Eine völlig depersonalisierte Mitarbeiterbefragung ist jedoch auch nicht sinnvoll. Hier besteht die Gefahr der Mehrfachteilnahmen. Obwohl Mehrfachteilnahmen in der Praxis selten sind, macht die prinzipielle Möglichkeit der Mehrfachteilnahme die Ergebnisse angreifbar.

Besser ist es, einen allgemeinen Link zu verschicken, der auf die Startseite der Befragung führt. Dort gibt der Mitarbeiter einen individuellen Code ein, der per Zufall generiert wurde und nur ihm persönlich bekannt ist. Dadurch sind Mehrfachteilnahmen ausgeschlossen. Dennoch ist es nicht möglich, einen Mitarbeiter persönlich anhand der Ergebnisdaten zu identifizieren. Die Codes werden in verschlossenen Briefumschlägen nach einem Zufallsverfahren an die Mitarbeiter verteilt. Diese Vorgehensweise lässt sich sehr gut mit der Vorabkommunikation der Mitarbeiterbefragung vereinen.

Ein weiterer Knackpunkt ist die IP-Adresse des Rechners, von dem aus der Mitarbeiter an der Befragung teilnimmt. Technisch wäre es möglich, die Befragungsergebnisse des Mitarbeiters auf Basis der IP-Adresse zu identifizieren, sofern der Mitarbeiter die Befragung an seinem Arbeitsplatz ausfüllt. Die Übermittlung der IP-Adresse an den Befragungsserver lässt sich aus technischen Gründen nicht verhindern. Aus diesem Grund raten wir dringend davon ab, die Befragung technisch In-House umzusetzen. Nur ein externer Dienstleister, der die Befragungssoftware anbietet und hostet, kann die Anonymität der Teilnahme für alle Mitarbeiter nachvollziehbar und glaubwürdig gewährleisten.

Mitarbeiterbefragung als Paper-Pencil-Befragung

Paper&Pencil-Mitarbeiterbefragung

Paper&Pencil-Mitarbeiterbefragung

Die klassische Form der Mitarbeiterbefragung unter Einsatz von Papierfragebögen wird auch heute noch dort angewendet, wo die Mitarbeiter keinen oder nur sehr eingeschränkten Zugang zu Rechnern haben. Die Fragebögen werden üblicherweise als Brief den Mitarbeitern zugestellt. Häufig wird dies im Rahmen der monatlichen Gehaltsabrechnung vorgenommen.

Die Herausforderung bei Paper-Pencil-Mitarbeiterbefragungen ist es, den Rücklauf der Fragebögen so zu organisieren, dass die Anonymität gewährleistet wird und die Rückgabe des Fragebogens unproblematisch ist. Hier bieten sich zwei Wege an:

  • Einwurf des ausgefüllten Fragebogens in zentral aufgestellte Urnen.
  • Rücksendung des Fragebogens mit einem vorfrankierten Briefumschlag an IPF Wenzel.

Wo sich die Gelegenheit bietet, Urnen aufzustellen, ist diese Form die günstigere. Allerdings muss man hier Abstriche bei der Anonymität in Kauf nehmen, denn es lässt sich in der Regel nicht verhindern, dass Kollegen mitbekommen, wenn man einen Fragebogen in die Urne einwirft.

Die Rücksendung per Brief ist im Hinblick auf die Anonymität die bessere Variante. Je nach Umfang des Fragebogens und Anzahl der Mitarbeiter entstehen hier allerdings substanzielle Porto-Kosten. Generell werden die Briefe mit dem Hinweis „Porto zahlt Empfänger“ versehen. Dadurch ist gewährleistet, dass nur das Porto für den tatsächlichen Rücklauf bezahlt wird.

Für Befragungen in Papierform muss grundsätzlich mehr Feldzeit eingeplant werden, als für Online-Befragungen. Ein Zeitraum von vier bis sechs Wochen ist durchaus üblich. Etwa nach der Hälfte der Feldzeit sollte eine Erinnerung an die Befragung stattfinden. Dies kann über die im Unternehmen üblichen Kommunikationskanäle erfolgen. Manche Unternehmen gestalten die Begleitkommunikation einer Mitarbeiterbefragung in Form von Kampagnen, in denen zum Beispiel Plakate eingesetzt werden. Solche Maßnahmen haben sich bewährt, um die Teilnahmequote deutlich zu steigern.

Hybride Befragungsformen

Für viele Unternehmen kommt ein hybrider Erhebungsansatz in Frage. Dabei wird ein Teil der Belegschaft online befragt, ein anderer Teil erhält einen Papierfragebogen. Es gelten hier prizipiell die gleichen Bedingungen, die weiter oben zu den Befragungsformen ausgeführt wurden.

Häufig wird die Vergleichbarkeit der Ergebnisse kritisch betrachtet. Um dem entgegen zu wirken, ist es sehr wichtig, keine allzu großen Unterschiede zwischen den Papierfragebögen und den Online-Fragebögen zuzulassen. Zumeist bedeutet das, Abstriche in der Gestaltungsfreiheit der Online-Fragebögen in Kauf zu nehmen. Hält man sich jedoch an diese Regel, sind keine substanziellen Unterschiede in den Ergebnisse zu erwarten, die sich direkt auf die Erhebungsform zurück führen ließen. Das konnte in einer Vielzahl von Studien nachgewiesen werden.

Persönliche Interviews

Die persönliche Befragung von Mitarbeitern ist eher die Ausnahme, denn die Regel. Sie macht nur Sinn, wenn der betroffene Personenkreis überschaubar ist. In einem persönlichen Interview besteht die Möglichkeit, bestimmte Sachverhalte und Problemlagen tiefgreifend zu erörtern. Das kann hilfreich sein, wenn es zum Beispiel in einer konkreten Abteilung Probleme gibt, die unabhängig vom Gesamtunternehmen angegangen werden sollen. Besonders wichtig ist es, dass der Interviewer oder die Interviewerin eine möglichst neutrale, unabhängige Person ist. Gerade in der Eins-zu-Eins-Situation ist Vertrauen in die Vertraulichkeit der Gesprächsinhalte absolut zentral.

Manchmal bietet es sich auch an, eine Gruppendiskussion mit einer ganzen Abteilung (oder ausgewählten Vertretern der Abteilung) zu führen. Ausgangslage hierfür könnte zum Beispiel Probleme in der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen sein. Ähnliche Problemstellungen ergeben sich oft auch, wenn verschiedene Unternehmen zusammengeführt werden und dabei unterschiedliche Unternehmenskulturen aufeinander treffen. Der erste Schritt wäre hier das Reden übereinander. Auf Basis der Ergebnisse wird dann miteinander geredet. Dafür sind Ergebnisworkshops sehr gut geeignet.